Quanto costa davvero una spedizione

Chiedi a chi vende quanto costa spedire un pallet dall'altra parte d'Italia e otterrai un numero. Chiedilo all'amministrazione, a fattura arrivata, e ne otterrai un altro. La distanza fra i due non è imprecisione: è la parte di costo che l'azienda non governa, e quasi sempre nessuno la misura.

I due numeri che non si incontrano

Il primo numero nasce quando si accetta l'ordine: è la stima con cui il commerciale margina. Nella maggior parte delle aziende è una percentuale sul valore della merce, o una tariffa a pallet che qualcuno ha calcolato una volta e che da allora vive in un foglio di calcolo. Il secondo numero nasce trenta o sessanta giorni dopo, sulla fattura del vettore, e comprende cose che il primo numero non poteva conoscere: supplemento carburante, sosta, mancata consegna, riconsegna, contrassegno, sponda idraulica, consegna al piano.

La differenza fra i due non è un errore di stima: è la parte di costo che l'azienda non governa. E finché i due numeri non stanno nello stesso sistema, quella differenza non si misura — si subisce.

Come è fatto davvero un listino di trasporto

Un listino di trasporto per collettame ha una forma ricorrente, e vale la pena conoscerla perché è la ragione per cui il calcolo a mano non regge.

• Una matrice zona per scaglione di peso. Le zone raggruppano i codici di avviamento postale; gli scaglioni sono fasce di peso. L'incrocio dà una tariffa, quasi sempre al quintale.
• Un peso tassabile che non è il peso reale. Si applica un rapporto fra volume e peso — comunemente da 200 a 333 chilogrammi per metro cubo secondo il tipo di merce e il vettore — e si tassa il maggiore fra i due. Una merce leggera e voluminosa paga il volume.
• Un minimo di spedizione. Sotto una certa soglia si paga comunque quella soglia, il che rende una spedizione da dieci chili sproporzionatamente cara.
• Un supplemento carburante percentuale. Rivisto periodicamente e applicato sul netto: cambia il costo di tutte le spedizioni insieme, e retroattivamente rispetto alle stime già fatte.
• Gli accessori. Ciascuno con la propria regola: fissi, a percentuale, a scaglione, con un minimo. Sono la voce che fa saltare le stime.

Perché il foglio di calcolo smette di funzionare

Non per la matematica, che è elementare. Per tre motivi pratici. Il primo è il numero di combinazioni: con quattro vettori, dodici zone e otto scaglioni si governano quasi quattrocento tariffe, che cambiano a ogni rinnovo contrattuale. Il secondo è che il peso tassabile richiede ingombri per collo, e gli ingombri stanno nell'anagrafica articoli, non nel foglio. Il terzo è che il calcolo serve nel momento in cui si accetta l'ordine, cioè decine di volte al giorno, e nessuno apre un foglio di calcolo decine di volte al giorno.

Che cosa cambia quando il listino sta nel sistema

Cambiano tre cose, in quest'ordine.

Il costo si conosce prima. All'accettazione dell'ordine il sistema applica la matrice, calcola il peso tassabile dagli ingombri dell'anagrafica, aggiunge il supplemento carburante corrente e gli accessori prevedibili. Il margine si calcola su un numero, non su una percentuale consuetudinaria.

Si può confrontare. Con più listini caricati, la stessa spedizione si valuta su ciascun vettore prima di assegnarla. È il momento in cui si scopre che il vettore più economico in media non è il più economico su quella zona e su quello scaglione.

La fattura diventa verificabile. A fattura arrivata il confronto è riga contro riga, non totale contro totale. Le differenze si separano in tre famiglie: tariffa applicata diversa da quella a contratto, accessorio non previsto, spedizione non riconosciuta. Solo la prima è contestabile subito; le altre due sono informazione sul proprio processo.

L'errore da non fare

Caricare i listini e non riconciliare. Un costo atteso che nessuno confronta con il costo reale invecchia in fretta e diventa un'altra stima, con l'aggravante di sembrare precisa. La riconciliazione è la parte noiosa ed è quella che tiene in vita tutto il resto: senza, dopo due rinnovi contrattuali il sistema calcola con listini che non sono più in vigore e nessuno se ne accorge.

Da dove cominciare

Da un vettore solo, quello su cui si spende di più, e da un mese solo di fatture. Caricare quel listino, ricalcolare quel mese e guardare lo scostamento. Nella maggior parte dei casi il risultato non è un risparmio immediato: è la scoperta di quali accessori si stanno pagando e quante volte. È già abbastanza per rinegoziare, e non richiede nessun progetto.